Aiheet

Käyttäjätiedot

Käyttäjä:
Maksullinen sisältö:
Omat tiedot Kirjaudu ulos
Koti

Lue kuusi vinkkiä onnistuneeseen taloyhtiöviestintään – iäkkäämmät suosivat paperi-ilmoituksia, vaikka netti jyrää

Taloyhtiöasumisen asiantuntijat kertovat, kuinka taloyhtiön ruostunut viestintä pannaan kuntoon.

Talkoo- ja juhlakutsut ilmoitustaululla ovat tuttu näky kerrostalojen asukkaille. Kuva: Mirja Hussain

Lahtelainen Marja Kelo on asunut samassa asunnossa pian puoli vuosisataa. Siitä ajasta 40 vuotta hän on ollut asukastoimikunnan sihteerinä tai puheenjohtajana.

Taloyhtiöviestintä on tullut tutuksi. Jos talossa asuu paljon vanhempia ihmisiä, ensisijainen viestintäkanava ei ole WhatsApp-ryhmät, asukkaiden Facebook-ryhmät, tiedotusportaalit tai kuukausikirje sähköpostilla.

Jos valtaosalla asukkaista ei ole käytössään sähköpostia tai edes nettiä, sähköiseen viestintään on turha panostaa. Isännöitsijän tiedotteet jaetaan suoraan asuntoihin, ja someryhmien sijaan asukastoimikunta luottaa yleisiin tiloihin kiinnitettyihin ilmoituksiin.

– Laitan ilmoitukset aina myös oviin, koska moni asukas ei katso ilmoitustaululle lainkaan, Marja Kelo harmittelee.

Marja Kelo suunnittelee, tekee ja koristelee asukastoimikunnan tiedotteet. Ilmoitukset jaetaan ainoastaan ilmoitustauluille, mutta vuosien aikana kuluneen musteen ja paperin määrä alkaa olla jo merkittävän suuri. Kuva: Mirja Hussain

Taloyhtiön viestintä on asukastoimikunnan jäsenten näköistä. Paperinen viestintä korostuu usein myös siksi, että hallituksen toiminta jää usein vanhempien asukkaiden hartioille.

– Nuoria tarvittaisiin hallituksen toimintaan enemmän mukaan. Sähköinen viestintä tavoittaisi heidät luultavasti paremmin, mutta kukapa sitä viestintää osaisi hoitaa? Kelo pohtii.

Mitä enemmän viestitään, sitä enemmän työtä se teettää vapaaehtoisilla aktiiveilla. Työt ja esimerkiksi tulostuskulut kasaantuvat yksittäisten hallituksen jäsenten harteille.

Grillikatoksessa järjestettäviin kesäjuhliin tulee vuosittain taloyhtiön asukkaista noin neljännes. Kutsut ovat kaikkien nähtävillä, mutta moni kävelee ilmoitustaulun ohitse siihen vilkaisematta. Kuva: Mirja Hussain

Taloyhtiöasumisen asiantuntijoiden vinkit viestintään:

Tuntuuko sinusta, että et tiedä kehen olla yhteydessä kulloisestakin mielessä olevasta asiasta taloyhtiössä, tai et tiedä, mitä taloyhtiössä ylipäätään on meneillään? Tämä ei ole mitenkään epätyypillistä. Taloyhtiön viestintäsuositus on ollut voimassa vasta muutaman vuoden ajan, ja sen jalkautuminen käytäntöön on ollut hidas prosessi.

1 Osakkaat motkottavat, että isännöitsijä ei tiedota. Onko tuttua?

Normaalin yhteydenpidon pitää toimia, mutta toisinaan isännöitsijään kohdistuvat moitteet saattavat olla myös epäreiluja.

– Pahimmassa tapauksessa isännöitsijä saa haukut, vaikka sopimukseen ei ole kirjattu mitään viestinnästä, huomauttaa Suomen Kiinteistöliiton viestintäpäällikkö Annakaisa Mänttäri.

Kun uudet hallitukset aloittavat taloyhtiöissä keväällä, kannattaa ryhdistäytyä. Perehtykää isännöintisopimukseen ja tehkää muutoksia tarvittaessa. Mitä puhutaan viestinnästä? Pitääkö maksaa lisää tehokkaammasta viestinnästä?

Halutessa viestintävastuun voi ottaa myös hallituksen jäsen.

2 Tiedotuskanavia tarvitaan yleensä useampia.

Mahdollisia tiedotuskanavia ovat esimerkiksi paperitiedote, ilmoitustaulu, älypuhelimissa toimiva WhatsApp-pikaviestintäsovellus, verkkosivu tai Facebook-ryhmä.

– Monia käsiä ei nouse, jos taloyhtiöiltä kysytään, kuinka monella on omat nettisivut, tietää Kiinteistöliitto Itä-Suomen toiminnanjohtaja Piia Moilanen.

Uudet viestintäkanavat herättävät nykyään keskustelua taloyhtiöissä. Vanhempi väki, joka on eniten edustettuna myös taloyhtiöiden hallituksissa, saattaa kokea painetta siitä, pitäisikö taloyhtiössä alkaa myös somettaa.

Tai voi olla, että ulkopuolinen olo syntyy yhtiökokouksessa, jossa toiset haluaisivat ottaa uusia kanavia käyttöön.

– Eräs yhteydenotto käsitteli juuri tällaista tilannetta. Asukas koki, että kaikki tieto menee pelkästään älyluureihin, kun yhtiökokouksessa oli esitetty WhatsApp-ryhmää, kertoo Moilanen.

Annakaisa Mänttäri vinkkaa, että yhtiökokouksessa on hyvä tilaisuus jutella, missä muodossa tiedotus halutaan, mutta tyypillisesti kaikki eivät ole kokouksessa paikalla. Kannattaa siis järjestää erikseen kunnollinen kysely, johon kaikki voivat osallistua rasti ruutuun -menetelmänä, olipa se sitten paperinen tai verkkokysely.

Ani harvoin yksi kanava edes riittää tavoittamaan kaikkia osakkaita.

– Välttämättä kaikki eivät asu talossa. Jos jaetaan vain paperisia tiedotteita postiluukusta, se ei tavoita muualla asuvaa.

3 Liikaa ei voi tiedottaa.

Asukkaat saattavat olla ihan pihalla esimerkiksi kunnossapitovastuista: mikä kuuluu asukkaalle ja mikä taloyhtiölle. Tai siitä, mistä taloyhtiön hallitus voi päättää ja mistä päättää puolestaan yhtiökokous. Tai keitä hallituksessa ylipäätään istuu.

Heippalaput ja paperiset viestit ympäri taloa ovat edelleen toimiva tapa levittää tietoa. Kuva: Mirja Hussain

– Kerrostalossa ilmoitustaulu on hyvä paikka kertoa hallituksen jäsenet sekä huoltoyhtiön ja isännöitsijän tiedot. Rivitalossa nämä asiat voidaan esitellä esimerkiksi postilaatikoiden luokse kiinnitettävässä taulussa, joka on pleksin alla, vinkkaa Mänttäri.

Taloyhtiössä tapahtuu jatkuvasti sellaista, josta asukkaat haluavat tietää.

– Kannattaa siirtää katse hallinnoinnista osakkaiden ja asukkaiden suuntaan: millaista tietoa siellä milloinkin kaivataan?

Myös pysyvistä käytännöistä kannattaa informoida säännöllisesti ”kertaus on opintojen äiti” -ajatuksella.

– Aina on ihmisiä, joille taloyhtiössä asuminen on uusi asia. Asukas saattaa muuttaa ensimmäistä kertaa omilleen tai ei ole kantasuomalainen, Mänttäri muistuttaa.

4 Hyvä viestintä punnitaan remontin aikana.

Kun hallituksessa on edes alustavaa tietoa remonttitarpeista, niistä kannattaa tiedottaa avoimesti. Pahimmassa tapauksessa hallituksen jäsenet voisivat pimittää tietoa ja laittaa omat asuntonsa myyntiin.

– Tietoa ei voi lähteä sillä tavalla hyödyntämään, muistuttaa Annakaisa Mänttäri.

Remontin aikana viestinnän merkitys nousee entisestään. Se, että vesi on poikki tai jos kodista pitää muuttaa pois remontin ajaksi, ovat olennaisia asioita. Mitä enemmän asukkaan pitää varautua, sitä aikaisemmin pitää tiedottaa. Ja selvällä suomen kielellä.

– Alalla kuin alalla kehittyy helposti oma jargoninsa, jota viestin saaja ei ymmärrä. Urakoitsijan kannattaisi vaikka kotona luettaa tekemänsä tiedote ennen jakelua. Ettei siinä lukisi ”asumishaitta”, jos asunnossa ei voi asua ja sieltä pitää muuttaa tietyksi ajaksi pois, Annakaisa Mänttäri huomauttaa.

5 Kun pitää toimia, siitä pitää tietää hyvissä ajoin.

Taloyhtiössä voi olla tapana, että määräajoin yhteinen varastotila siivotaan ja merkitsemättömät tavarat viedään kierrätykseen. Pelivaran muistaminen on jälleen tärkeää.

– Eräässä taloyhtiössä ilmoitettiin päivämäärä, mihin mennessä käytössä oleva omaisuus oli merkattava, mutta vielä sen jälkeenkin merkitsemättömiä tavaroita jemmattiin välivarastossa jokin aika ennen kuin ne vietiin kierrätykseen.

Jos asukkaalta vaaditaan nopeaa toimintaa, kuten autojen siirtoa parkkipaikan pesun ajaksi, pelkkä paperinen tiedote samalla viikolla ei ole hyvä keino. Puhelimiin lähetetyt viestit varmistavat, että mahdollisesti matkoilla olevat voivat ilmoittaa, että eivät ole siirtämässä autoa.

6 Yhtiökokoukseen voi saada paremman osanoton kertomalla siitä hyvissä ajoin.

Kun tiedetään, milloin on yhtiökokous, kannattaa ilmoittaa päivä jo hyvissä ajoin ennen virallista kutsua, jotta itse kukin voi merkitä päivän omaan kalenteriinsa.

Samassa yhteydessä voi ilmoittaa päivämäärän, mihin mennessä pitää ilmoittaa, jos haluaa jotakin asiaa käsiteltävän kokouksessa ja mikä on esittäjän oma päätösehdotus.

Olennaista on muistaa kertoa osoite, mihin esitykset lähetetään.

– Kokouksessa on aina joku, joka ehdottaa jostakin asiasta päätettävän kohdassa ”Muut asiat”. Yhtiökokous ei kuitenkaan voi tehdä päätöstä mistään muusta kuin siitä, mitä on esityslistalla. Kun asukkaat tietäisivät tämän etukäteen ja voisivat valmistautua, vältyttäisiin siltä turhautumisen tunteelta, että ei voi vaikuttaa asioihin, neuvoo Annakaisa Mänttäri.

Soili Porokka
Sanni Laine
sanni.laine@ess.fi
@
Tämä sisältö on avoinna tilaajillemme.

Jatka lukemista LTV:n tarjoamana 2 vk maksutta!

Tilaa ESS VerkkoPlus 2 viikoksi maksutta ja pääset lukemaan kaikki Etelä-Suomen Sanomien sisällöt.

Tilaa 2 vk maksutta

Oletko jo tilaaja?

Mitä tunnetta juttu sinussa herätti? Vastaamalla näet, millaisia tunteita juttu herätti muissa lukijoissa.

Kommentit comments

Suosittelemme

Näitä luetaan nyt

Paikallismediat

Lue seuraavaksi